Checklist Discovery — RUBA × Lovbot Marketing

1

Negocio y alcance

1.1✅ Piloto: 1 plaza / 1 estado. ¿Cuál estado / desarrollo específico entra primero?

1.2¿Qué áreas usarán la solución? (Ventas, Atención post-venta, Cobranza, Servicio al cliente, Marketing, otra)

1.3✅ 5 agentes en el chat center confirmados. Pico de uso diario estimado:

1.4Horario de atención (24/7 o ventana específica):

1.5Volumen estimado de conversaciones por mes:

1.6Procesos críticos que debe cubrir la herramienta:

Captura de leads desde portales (Vivanuncios, Lamudi, redes)
Calificación automática de prospectos con IA
Agendamiento de citas a desarrollos / casa muestra
Seguimiento de prospecto en pipeline comercial
Gestión post-venta (escrituración, garantías)
Cobranza / recordatorios de pago

2

WhatsApp Business

2.1¿Cuentan con WhatsApp Business Platform (Cloud API) o solo WhatsApp Business App común?

2.2¿Tienen Meta Business Manager configurado y verificado? Business Manager ID: · Estado verificación:

2.3¿Cuántos números de WhatsApp van a operar? Números: · Display Name aprobado: · Calidad/tier:

2.4¿Trabajan hoy con algún BSP? (Twilio, 360dialog, Gupshup, MessageBird, Meta Cloud API directo, otro):

2.5¿Tienen plantillas (templates) ya aprobadas? ¿Cuántas y de qué categoría? (Marketing, Utility, Authentication)

2.6Canales adicionales a integrar:

Instagram Direct
Facebook Messenger
Web chat (sitio rubahome.com)
Correo electrónico
SMS
Llamadas (VoIP)

3

CRM

3.1✅ CRM actual: Zoho (confirmado en reunión). ¿Productos específicos y plan contratado se detallan en Sección 3 bis.

3.2Intención del proyecto:

Reemplazarlo completamente
Mantenerlo e integrar el chat center
Construir uno nuevo desde cero

3.3Si lo mantienen, ¿qué datos deben sincronizarse entre chat center y CRM? ¿El CRM actual expone APIs / webhooks?

3.5Describan el pipeline de ventas típico desde lead hasta escrituración (etapas, responsables, tiempos).

3.6¿Cuántos perfiles de usuario distintos? (asesor, gerente plaza, gerente regional, director comercial, admin sistema)

3.7¿Qué reportes y dashboards son críticos para dirección y gerencia?

3.8Integraciones requeridas:

ERP / sistema contable
INFONAVIT / FOVISSSTE
Sistemas de cobranza
Email marketing
Firma electrónica (Mifiel, DocuSign)

3 bis

Integración con Zoho 🔗

Decisión clave

RUBA opera con Zoho como su CRM existente. Buena noticia técnica: Zoho CRM tiene APIs REST v2 maduras, OAuth 2.0, webhooks bidireccionales, sandbox en planes Enterprise+ y SDKs oficiales en múltiples lenguajes. La integración es territorio bien conocido, no hay riesgo técnico mayor. Esta sección define cómo se conectan los sistemas.

🎯 Topología de integración — pregunta clave

¿Cuál de las dos opciones prefieren?

Opción A — `WhatsApp → CRM Lovbot → Zoho`

Intermediario

El bot + CRM de Lovbot hacen de buffer inteligente: califica leads con IA, transforma datos, y solo le pasa a Zoho lo limpio y enriquecido.

Ventajas

Más flexibilidad: IA conversacional, scoring, nurturing
Buffer de resiliencia (si Zoho se cae, el chat sigue)
Features que Zoho no tiene (multi-turno, contexto)
Zoho recibe solo leads calificados

Desventajas

2 sistemas que mantener
Riesgo de desincronización
Doble auditoría
Mayor costo inicial

Opción B — `WhatsApp → Zoho directo`

Sin intermediario

El chat center escribe contra Zoho directamente, sin CRM de Lovbot en el medio.

Ventajas

Single source of truth (Zoho)
Operación más simple
Menos sistemas y puntos de falla
Menor costo inicial

Desventajas

Limitados a lo que Zoho permita
Cada feature depende de Zoho
Sin buffer si Zoho cae
Menos margen para IA avanzada

3B.1Topología preferida:

Opción A (CRM Lovbot como intermediario)
Opción B (WhatsApp directo a Zoho)
No sabemos — recomienden ustedes

📡 Sobre Zoho en concreto

3B.2¿Qué productos de Zoho usan?

Zoho CRM
Zoho Desk (mesa de ayuda)
Zoho Books (contable)
Zoho People (RRHH)
Zoho Creator (apps custom)
Otro:

3B.3¿Qué plan / edición de Zoho tienen contratado? (Standard, Professional, Enterprise, Ultimate, CRM Plus, Zoho One):

3B.4¿Tienen sandbox de Zoho habilitado? (viene incluido en planes Enterprise+ y CRM Plus / Zoho One)

3B.5¿Quién mantiene/administra Zoho hoy?

Equipo interno de RUBA
Partner certificado de Zoho:

3B.6¿Tienen módulos personalizados creados sobre Zoho? (custom modules / custom fields que no vienen out-of-the-box)

3B.7¿Pueden crearnos un usuario API user dedicado con permisos de lectura/escritura en los módulos relevantes? (estándar para integraciones Zoho — usa OAuth 2.0)

3B.8¿Hay restricciones de API rate limits / cuotas diarias consumidas hoy por otras integraciones? (Zoho asigna límites según plan — necesitamos saber cuánto queda libre)

3B.9¿Existe un diccionario de datos / mapeo entre las entidades de Zoho y el flujo comercial? (qué módulo usan para leads, viviendas, contratos, asesores, plazas)

4

Infraestructura y hosting

✅ Confirmado en reunión: el piloto opera con 1 servidor (sin alta disponibilidad / sin clustering). Las preguntas de abajo definen dónde vive ese servidor.

Opción A

Hosting en infraestructura RUBA

Ustedes asignan un servidor/VM dentro de su cloud o datacenter, Lovbot despliega y mantiene.

Opción B

Hosting en infraestructura Lovbot Marketing

Desplegamos en datacenter mexicano (AWS / GCP Querétaro o KIO Networks 100% nacional).

Si optan por Opción A (infra propia)

4.A.1¿Qué proveedor de cloud / datacenter utilizan? (AWS, Azure, GCP, KIO, datacenter propio):

4.A.2¿Pueden proveernos el servidor/VM del piloto con estas specs mínimas? 4 vCPU · 8 GB RAM · 100 GB SSD · Ubuntu 22.04 LTS · Acceso SSH con llave pública

4.A.3¿Pueden delegar subdominios? (ej. chat.ruba.com.mx, crm.ruba.com.mx)

4.A.4¿Su equipo IT abre puertos 80/443 y gestiona SSL, o lo manejamos nosotros con Let's Encrypt?

4.A.5Política de actualizaciones / mantenimiento / ventanas de cambio interna a respetar.

4.A.6¿Requiere pasar por VPN corporativa para administrar?

4.A.7Backups: ¿los maneja IT de RUBA o los gestionamos nosotros?

Si optan por Opción B (Lovbot Marketing en México)

4.B.1Proveedor preferido:

AWS — México (Querétaro, mx-central-1)
Google Cloud — México (Querétaro)
KIO Networks (100% mexicano)
Indistinto — recomienden ustedes

4.B.2¿Requieren acceso de auditoría a la infraestructura? (consola read-only, reportes, certificaciones del proveedor)

5

Cumplimiento, seguridad y datos

5.1¿Existe Aviso de Privacidad vigente de RUBA a respetar e incorporar al onboarding del usuario final?

5.2Certificaciones requeridas al proveedor/infraestructura:

ISO 27001
SOC 2 Type II
Otra:

5.3Política de retención de datos: Mensajes · Conversaciones cerradas · Clientes inactivos

5.4¿Requieren cifrado at-rest específico para la base de datos? (AES-256, KMS gestionado, otro)

5.5¿Necesitan SSO integrado con Active Directory / Azure AD / Google Workspace?

5.6Política de auditoría — ¿qué eventos loggear y por cuánto tiempo conservar logs?

5.7Cláusula de salida propuesta por default (confirmar o ajustar plazos):

Entrega completa en SQL dump + CSV + multimedia
Coexistencia 60-90 días para migrar
Certificado de Destrucción al cierre
Cumplimiento LFPDPPP / INAI

6

Equipo, comunicación y proyecto

6.1Sponsor ejecutivo en RUBA:

6.2Punto de contacto técnico (líder IT):

6.3Punto de contacto operativo (líder comercial / atención cliente):

6.4Timeline esperado: Inicio · Piloto · Go-live

6.5Metodología de gestión preferida (Scrum, Kanban, ITIL, otra):

6.6Canal de comunicación del proyecto (Teams, Slack, correo, WhatsApp):

6.7Modalidad de capacitación preferida:

Presencial en oficinas RUBA
Virtual en vivo
Grabado autogestionable
Combinación

7

Aspectos comerciales

7.1¿Presupuesto orientativo asignado para este proyecto? (rango o tope):

7.2Modelo comercial preferido:

Setup único + mensualidad fija
Setup único + costo por usuario/mes
Por consumo (mensajes / leads procesados)
Otro:

7.3¿Cotizamos por separado piloto y rollout total?

7.4Datos de facturación: RFC · Condiciones de pago · Retenciones

Checklist de Discovery

Objetivo

✅ Alcance confirmado del piloto validado en reunión 27-may-2026

Negocio y alcance

WhatsApp Business

CRM

Integración con Zoho 🔗

🎯 Topología de integración — pregunta clave

Opción A — `WhatsApp → CRM Lovbot → Zoho`

Opción B — `WhatsApp → Zoho directo`

📡 Sobre Zoho en concreto

Infraestructura y hosting

Hosting en infraestructura RUBA

Hosting en infraestructura Lovbot Marketing

Si optan por Opción A (infra propia)

Si optan por Opción B (Lovbot Marketing en México)

Cumplimiento, seguridad y datos

Equipo, comunicación y proyecto

Aspectos comerciales

📤 ¿Listo? Envíennos las respuestas

Próximos pasos

Objetivo

✅ Alcance confirmado del piloto validado en reunión 27-may-2026

Negocio y alcance

WhatsApp Business

CRM

Integración con Zoho 🔗

🎯 Topología de integración — pregunta clave

Opción A — WhatsApp → CRM Lovbot → Zoho

Opción B — WhatsApp → Zoho directo

📡 Sobre Zoho en concreto

Infraestructura y hosting

Hosting en infraestructura RUBA

Hosting en infraestructura Lovbot Marketing

Si optan por Opción A (infra propia)

Si optan por Opción B (Lovbot Marketing en México)

Cumplimiento, seguridad y datos

Equipo, comunicación y proyecto

Aspectos comerciales

📤 ¿Listo? Envíennos las respuestas

Próximos pasos

Opción A — `WhatsApp → CRM Lovbot → Zoho`

Opción B — `WhatsApp → Zoho directo`